قبلالزيارة الميدانية للمؤسسة التعليمية
تستندالأهمية الكبيرة للزيارة االميدانية إلى طبيعتها، ودورها في توفير المعلوماتالمطلوبة في إتخاذ القرار، فهي عملية دقيقة تعتمد على الأدلة و الشواهد في تأسيسأحكام عن جودة المؤسسة التعليمية، و هناك العديد من
الإجراءاتالمطلوب القيام بها فى وقت الزيارة الميدانية المحدود والمخصص للإضطلاع بمهامالمراجعة الخارجية، ومن هنا تأتي ضرورة الإعداد لهذه الزيارة،
الجزءالأول: التقييم الذاتى وإجراءات الاعتماد
وتتأكدأهميتها في توفير مدخلات نجاحها، ومن ثم نجاح عملية المراجعة الخارجية.
ويبدأعمل فريق المراجعة الخارجية بتسلم مجموعة من الوثائق والأدوات والنماذج من الهيئةيرتبط استخدامها بعمل الفريق قبل الزيارة وأثناءها وبعدها وتتمثل تلك الوثائقوالأدوات والنماذج فيما يلي:
-ملف الاعتماد الخاص بالمؤسسة موضع الزيارة.
-الأدوات والنماذج الخاصة بجمع الأدلة والشواهد وتوثيقها أثناء الزيارة الميدانيةللمؤسسة التعليمية.
-نموذج التقرير الخارجي والذي يتم استيفائه في صورته النهائية بعد الزيارة الميدانيةللمؤسسة.
ويقومفريق المراجعة فى مرحلة الإعداد للزيارة الميدانية بمجموعة من المهام من المهامالأساسية هى:
١-فحص ملف الاعتماد الخاص بالمؤسسة:
يبدأعمل فريق المراجعة بتسلمه ملف المؤسسة للتقدم للاعتماد، ويحتوى هذا الملف على:
-البيانات الأساسية للمؤسسة.
-رؤية المؤسسة ورسالتها.
-استمارة التقييم الذاتي.
-تقرير التقييم الذاتي.
-خطة تحسين المؤسسة.
-نظم التقويم وضبط الجودة داخل المؤسسة.
ويقومفريق المراجعة بفحص ملف المؤسسة التعليمية المتقدمة للاعتماد بدقة فى ضوء معاييرضمان الجودة والاعتماد لتكوين فكرة شاملة وواضحة عن واقع المؤسسة، وتسهم نتائج هذاالفحص فى وضع خطة الزيارة الميدانية للمؤسسة وتوجيه فاعليتها وتحديد الجوانب التىستكون موضع بحث ودراسة متعمقة أثناء الزيارة.
وبالجملةفإن عملية مراجعة ملف الاعتماد الخاص بالمؤسسة تسهم في اتخاذ قرارات مبدئية عنوضعها وهى خطوة مهمة في حد ذاتها، و هى كذلك خطوة تمهيدية لما يليها من عملياتتوزيع الأدوار والمهام؛ و إعداد جدول الزيارة.
٢-إعداد خطة الزيارة الميدانية :
يجتمعأعضاء الفريق لوضع خطة عمل الفريق أثناء الزيارة الميدانية، و يتم في هذا الاجتماعتوزيع مهام العمل ووضع جدول مقترح للزيارة، ويتفق رئيس الفريق مع بقية أعضاءالفريق على توزيع مهام العمل ومسئولياته فيما بينهم تيسيرا لانجازه فى إطارالمحاسبية و يتحدد هذا التوزيع فى ضوء:
-التحقق من كافة المعلومات الواردة فى ملف التقدم للاعتماد الخاص بالمؤسسة.
-الاستفادة من الخبرات المختلفة لأعضاء الفريق بحيث يعهد إلى كل عضو القيام بالمهامالأقرب إلى تخصصه وخبراته .
ويتفقأعضاء الفريق على جدول مرن للزيارة الميدانية يأخذ فى الاعتبار ما تسفر عنهالزيارة التنسيقية التي يقوم بها قائد الفريق إلى المؤسسة من نتائج وكذا الانجازاتالفعلية المحققة للفريق أثناء الزيارة الميدانية. فى هذا الصدد يراعى:
-تخصيص وقت محدد لاجتماع الفريق في بداية اليوم الأول للزيارة الميدانية وذلكلمراجعة خطة العمل والاستجابة لأية مستجدات.
-اجتماع الفريق أثناء الزيارة الميدانية في بداية كل يوم من أيام الزيارة وفى نهايتهلمتابعة تنفيذ خطة العمل.
اجتماعأعضاء الفريق فى اليوم الأخير من الزيارة الميدانية وذلك بعد الانتهاء من مهامجدول الأعمال وقبل انتهاء اليوم الدراسي بوقت يسمح بمناقشة الصورة الأولية للتقريرالخارجي.
لقاءرئيس الفريق يوميا مع مدير المؤسسة التعليمية وذلك لتذليل الصعوبات، وحل المشكلاتالتي قد تعترض عمل الفريق.